Dữ liệu Excel kế toán: 6 điểm cần kiểm tra trước khi viết hàm

Mã, ngày, số tiền, ô trống, dữ liệu trùng và cấu trúc bảng là những thứ cần kiểm tra trước khi tra cứu hoặc tổng hợp.

Một cột chỉ nên có một ý nghĩa

Tách mã đối tượng, ngày, số chứng từ, nội dung và số tiền thành các cột riêng. Giữ một hàng tiêu đề rõ ràng. Tránh gộp ô trong vùng dữ liệu cần lọc và tổng hợp.

Kiểm tra kiểu dữ liệu

Số lưu thành văn bản hoặc ngày không được nhận diện có thể làm công thức trả kết quả bất ngờ. Chọn một mẫu nhỏ, kiểm tra bằng tay rồi đối chiếu với phép tính trong bảng. Giữ bản gốc trước khi chuyển đổi hàng loạt.

Tìm ô trống và dòng trùng

Phân biệt ô trống thật với chuỗi có dấu cách. Kiểm tra trùng theo tổ hợp số chứng từ, ngày và đối tượng thay vì chỉ một cột. Đừng xóa dòng chỉ vì hai số tiền giống nhau.

Tổng hợp kèm phép kiểm tra

Sau khi dùng hàm hoặc PivotTable, so sánh tổng với dữ liệu đầu vào cùng điều kiện. Tạo vài trường hợp đối chứng có thể tính tay để kiểm tra logic trước khi kéo công thức xuống toàn bảng.

Xem lộ trình thực hành liên quan hoặc trao đổi mục tiêu học.