Bảng cân đối số phát sinh: cách lập, đọc và bài tập

Trong bài viết này

1. Bảng cân đối số phát sinh là gì và dùng để làm gì?
2. Mẫu bảng cân đối số phát sinh gồm những cột nào?
3. Chuẩn bị dữ liệu trước khi lập bảng
4. Cách lập bảng cân đối số phát sinh theo từng bước
5. Chuyển đầu kỳ và cộng riêng phát sinh Nợ, Có
6. Tính dư cuối kỳ rồi đối chiếu ba cặp tổng
7. Bài tập lập bảng từ năm nghiệp vụ đơn giản
8. Bảng tổng hợp sau khi ghi năm nghiệp vụ
9. Kiểm lại hai dòng trước khi tin vào tổng
10. Cách đọc bảng cân đối số phát sinh để hiểu biến động
11. Đọc tài khoản công nợ có số dư hai bên
12. Lập trên Excel: tổng hợp đúng trước khi viết hàm
13. Cộng phát sinh theo tài khoản và kỳ
14. Tính dư và tránh cộng trùng
15. Xem bảng trên MISA cần kiểm tra tham số nào?
16. Bảng không cân hoặc cân rồi vẫn sai: kiểm tra thế nào?
17. Khi tổng Nợ và Có bị lệch
18. Khi bảng đã cân nhưng nghiệp vụ chưa đúng
19. Câu hỏi thường gặp khi tự thực hành
20. Có phải kết chuyển rồi mới xem bảng?
21. Tài khoản không phát sinh có được bỏ không?
22. Có đưa thẳng số cuối kỳ lên báo cáo tài chính không?
23. Luyện tiếp từ bảng tổng hợp sang bộ chứng từ

Bảng cân đối số phát sinh tổng hợp số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ, Có và số dư cuối kỳ theo tài khoản. Muốn lập đúng, bạn cần lấy số cùng kỳ từ sổ kế toán, tính dư và đối chiếu. Bài tập dưới đây giúp bạn theo dõi từng bước.

Nếu bạn cần trao đổi lộ trình học kế toán thực hành, có thể Gọi 0904 860 899 và cho biết phần nghiệp vụ đang vướng.

Bảng cân đối số phát sinh là gì và dùng để làm gì?

Mỗi dòng trong bảng cho biết tài khoản đang có số dư bao nhiêu, đã biến động thế nào trong kỳ và còn lại bao nhiêu cuối kỳ. Bạn có thể gặp tên “bảng cân đối tài khoản” trên phần mềm. Khi đọc, hãy nhìn cả số dư lẫn phát sinh.

Ví dụ, tài khoản tiền mặt đầu kỳ có 20 triệu đồng, trong kỳ thu 10 và chi 17 thì cuối kỳ còn 13 triệu đồng. Chỉ nhìn số cuối kỳ, bạn không thấy các khoản tiền đã đi qua quỹ. Hai cột phát sinh cho biết phần luân chuyển đó.

Nợ và Có là hai bên ghi chép của tài khoản, không mang nghĩa tốt hay xấu. Với tiền mặt, thu làm tăng bên Nợ và chi làm tăng bên Có. Với khoản phải trả người bán, ghi nhận nợ thường ở bên Có, thanh toán làm giảm nợ ở bên Nợ.

Về cách trình bày, bảng tổng hợp này khác báo cáo tình hình tài chính. Một bên trình bày theo tài khoản cùng biến động trong kỳ; bên kia trình bày các chỉ tiêu tài chính theo yêu cầu của báo cáo. Bạn không nên đổi tên hai bảng cho nhau.

Quan hệ cân bằng giúp phát hiện một số lỗi ghi chép hoặc tổng hợp. Tuy nhiên, một nghiệp vụ bị bỏ sót cả hai bên vẫn có thể làm bảng cân. Muốn kết luận số liệu đúng, bạn còn phải đối chiếu với sổ chi tiết và chứng từ gốc.

Mẫu bảng cân đối số phát sinh gồm những cột nào?

Một mẫu luyện tập cơ bản có mã tài khoản, tên tài khoản và sáu cột số tiền. Sáu cột được chia thành ba nhóm; mỗi nhóm tách Nợ, Có. Bảng dưới giải thích cách đọc, để bạn dựng lại trên Excel.

Nhóm cột	Dữ liệu cần ghi	Điểm cần kiểm tra
Mã, tên tài khoản	Tài khoản được tổng hợp	Đúng danh mục đang dùng
Số dư đầu kỳ	Dư Nợ và dư Có đầu kỳ	Khớp cuối kỳ trước
Phát sinh trong kỳ	Tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có	Cùng khoảng ngày
Số dư cuối kỳ	Dư Nợ và dư Có cuối kỳ	Khớp sổ chi tiết

Phía trên bảng nên ghi tên đơn vị, kỳ báo cáo và đơn vị tính. Nếu chọn tháng thì dùng số dư đầu tháng, phát sinh trong tháng, số dư cuối tháng. Đừng ghép số dư đầu năm với phát sinh riêng một tháng rồi gọi kết quả là dư cuối tháng.

Một số mẫu phần mềm còn có cột lũy kế từ đầu năm. Cột này phục vụ nhu cầu khác với phát sinh trong kỳ đang xem. Trước khi so hai bản xuất, hãy đọc tiêu đề cột và khoảng thời gian.

Mẫu bảng cân đối số phát sinh trong bài là mẫu tự dựng để học cách tổng hợp, không thay thế biểu mẫu phải sử dụng của từng đơn vị. Khi làm hồ sơ thực tế, bạn cần chọn đúng chế độ kế toán và mẫu tương ứng. Bài không cung cấp tệp tải xuống hay mẫu đã điền sẵn để nộp.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi lập bảng

Dữ liệu cần chuẩn bị gồm số dư chuyển sang, nhật ký ghi nhận nghiệp vụ, sổ cái và các sổ chi tiết liên quan. Chứng từ gốc dùng để kiểm tra tính đúng của bút toán; số đưa lên bảng được tổng hợp từ sổ kế toán.

Trước hết, xác định kỳ và phạm vi cần xem: một đơn vị hay nhiều chi nhánh, tháng hay quý, chứng từ đã ghi sổ hay cả chứng từ nháp. Hai báo cáo khác phạm vi sẽ khó đối chiếu dù mỗi báo cáo cộng đúng.

Số đầu kỳ nên lấy từ bản cuối kỳ trước đã được kiểm tra. Trường hợp chuyển phần mềm giữa năm, cần phân biệt ngày bắt đầu dữ liệu với ngày đầu năm tài chính. Nhập lại đầu kỳ khi phần mềm đã có số chuyển sang có thể làm trùng số dư.

Danh sách tài khoản phải giữ cả những dòng không có phát sinh nhưng còn số dư. Chẳng hạn vốn góp đầu kỳ vẫn còn thì TK 411 cần xuất hiện trong bài tập, dù suốt kỳ không nhận thêm vốn.

Khâu chứng từ nên làm trước khi cộng số. Bạn có thể dùng checklist sắp xếp chứng từ kế toán để chia hồ sơ theo nghiệp vụ, rồi kiểm tra từng chứng từ đã được ghi sổ chưa. Ghi rõ tài liệu thiếu để bổ sung, thay vì tự ước lượng số tiền cho bảng khớp.

Cách lập bảng cân đối số phát sinh theo từng bước

Cách lập bảng cân đối số phát sinh là lấy số đầu kỳ, cộng riêng từng bên phát sinh, tính dư cuối kỳ rồi kiểm tra tổng. Giữ nguyên phạm vi dữ liệu trong suốt quá trình; không đổi kỳ giữa các bước.

Chuyển đầu kỳ và cộng riêng phát sinh Nợ, Có

Bắt đầu bằng danh sách tài khoản theo một cấp tổng hợp nhất quán. Chuyển số dư từ kỳ trước sang đúng bên. Sau đó, lấy tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của từng tài khoản trong kỳ từ sổ cái.

Phát sinh là toàn bộ số ghi bên đó, không phải phần tăng ròng. Ví dụ một tài khoản có phát sinh Nợ 30, Có 25 thì phải giữ đủ hai số. Ghi riêng 5 vào cột Nợ sẽ làm mất thông tin luân chuyển.

Tính dư cuối kỳ rồi đối chiếu ba cặp tổng

Đối với một tài khoản hoặc một đối tượng được tính số dư thuần, đặt X bằng dư Nợ đầu kỳ trừ dư Có đầu kỳ, cộng phát sinh Nợ, trừ phát sinh Có. Nếu X dương, ghi dư Nợ bằng X; nếu X âm, ghi dư Có bằng giá trị tuyệt đối của X.

Khi có nhiều đối tượng công nợ, phải tính riêng từng đối tượng trước khi tổng hợp. Không dùng một giá trị X cho toàn bộ khách hàng rồi làm mất số dư hai bên.

Cuối cùng, kiểm tra ba cặp tổng Nợ, Có: đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và cuối kỳ. Chỉ cộng các dòng không chồng lặp; đừng cộng cả tài khoản cha lẫn các tài khoản con đã nằm trong nó. Nếu có tài khoản ngoài bảng theo dõi riêng, không đưa chúng vào phép kiểm tra kép này.

Bài tập lập bảng từ năm nghiệp vụ đơn giản

Bài tập dưới đây dùng tài khoản tổng hợp cấp 1 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC để luyện quan hệ luân chuyển. Toàn bộ số liệu là giả định, đơn vị triệu đồng. Với nghiệp vụ mua hàng, bài chỉ xét giá trị nhập kho và khoản thanh toán; chưa xét thuế, chi phí phụ hay công nợ nhiều đối tượng.

Đầu kỳ có tiền mặt 20, tiền gửi ngân hàng 80, hàng hóa 50; khoản phải trả người bán 30 và vốn góp của chủ sở hữu 120. Tổng dư Nợ bằng tổng dư Có, cùng là 150. Trong kỳ phát sinh:

1. Rút tiền gửi về quỹ 10, căn cứ giấy báo Nợ ngân hàng và phiếu thu: Nợ TK 111 / Có TK 112: 10.
2. Nhập hàng mua chịu 15, căn cứ hồ sơ mua hàng và phiếu nhập kho: Nợ TK 156 / Có TK 331: 15.
3. Chuyển khoản trả người bán 20, căn cứ chứng từ thanh toán: Nợ TK 331 / Có TK 112: 20.
4. Nộp tiền mặt vào ngân hàng 12, căn cứ phiếu chi và chứng từ ngân hàng: Nợ TK 112 / Có TK 111: 12.
5. Mua hàng nhập kho, trả tiền mặt 5, căn cứ hồ sơ mua hàng, phiếu nhập và phiếu chi: Nợ TK 156 / Có TK 111: 5.

Bảng tổng hợp sau khi ghi năm nghiệp vụ

Trong bảng gọn dưới đây, ĐN/ĐC là dư đầu kỳ Nợ/Có; PN/PC là phát sinh Nợ/Có; CN/CC là dư cuối kỳ Nợ/Có. Các tài khoản: 111 tiền mặt, 112 tiền gửi ngân hàng, 156 hàng hóa, 331 phải trả người bán, 411 vốn đầu tư của chủ sở hữu.

TK	ĐN	ĐC	PN	PC	CN	CC
111	20	0	10	17	13	0
112	80	0	12	30	62	0
156	50	0	20	0	70	0
331	0	30	20	15	0	25
411	0	120	0	0	0	120
Tổng	150	150	62	62	145	145

Kiểm lại hai dòng trước khi tin vào tổng

Riêng TK 111, dư cuối kỳ là 20 + 10 − 17 = 13 bên Nợ. Phát sinh Có 17 gồm tiền nộp ngân hàng 12 và tiền mua hàng 5. Mỗi số đều lần được về nghiệp vụ cụ thể.

Khoản phải trả cuối kỳ ở TK 331 là 30 + 15 − 20 = 25 bên Có. Mua chịu làm tăng nợ, trả tiền làm giảm nợ. Viết phép tính bằng lời trước sẽ giúp bạn tránh đảo dấu khi đưa vào Excel.

Cách đọc bảng cân đối số phát sinh để hiểu biến động

Để đọc bảng cân đối số phát sinh, nên bắt đầu từ một dòng: số đầu kỳ, hai bên phát sinh, rồi số cuối kỳ. Khi hiểu từng dòng, bạn mới đọc mối liên hệ giữa các tài khoản.

Trong bài tập, TK 112 giảm từ 80 xuống 62. Phát sinh Nợ 12 là tiền mặt nộp vào; phát sinh Có 30 gồm rút tiền 10 và trả người bán 20. Nếu chỉ nhìn mức giảm 18, bạn dễ bỏ qua hai dòng tiền đi ngược chiều.

Tiếp đó, đọc nhóm tiền. Tổng tiền đầu kỳ là 100, cuối kỳ còn 75. Hai khoản chuyển giữa quỹ và ngân hàng chỉ đổi nơi giữ tiền. Tiền thực sự ra khỏi nhóm tiền gồm trả nợ người bán 20 và mua hàng bằng tiền mặt 5.

Hàng hóa tăng từ 50 lên 70 vì có hai lần nhập hàng với tổng giá trị 20. Chưa có bán hàng hay xuất kho trong giả định này. Bạn không thể nhìn tiền giảm rồi kết luận doanh nghiệp lỗ; tiền còn chuyển thành hàng hoặc được dùng thanh toán khoản nợ đã ghi nhận.

Ở dữ liệu thực tế, mỗi biến động nên dẫn tới một câu hỏi kiểm tra. Hàng tăng có phiếu nhập và bảng xuất nhập tồn tương ứng không? Khoản phải trả giảm có chứng từ thanh toán đúng người bán không? Bảng tổng hợp giúp tìm nơi cần mở sổ, còn hạn thanh toán và từng hóa đơn phải xem chi tiết.

Đọc tài khoản công nợ có số dư hai bên

Tài khoản công nợ có thể đồng thời có dư Nợ và dư Có khi tổng hợp nhiều đối tượng. Bạn cần giữ đúng bản chất từng khoản, tránh bù trừ giữa khách hàng hoặc nhà cung cấp khác nhau.

Xét một ví dụ độc lập với bảng trên: cuối kỳ, khách A còn nợ doanh nghiệp 18 triệu đồng; khách B đã ứng trước 7 triệu đồng và khoản ứng trước đang được theo dõi trên TK 131. Khi tổng hợp các đối tượng này, TK 131 có dư Nợ 18 và dư Có 7.

Nếu lấy 18 trừ 7 rồi chỉ ghi dư Nợ 11, bảng không còn thể hiện đủ khoản phải thu và tiền khách ứng trước. Số thuần có thể vẫn giữ được quan hệ cân bằng chung, nhưng nội dung kinh tế đã bị che mất.

Số dư hai bên cần được tổng hợp từ sổ chi tiết phù hợp. Cách làm là tính số dư của từng đối tượng theo phạm vi theo dõi, gom các khoản dư Nợ vào một cột và các khoản dư Có vào cột còn lại. TK 331 cũng cần kiểm tra tương tự khi có khoản trả trước cho người bán.

Nếu lệch với báo cáo công nợ, hãy so cùng kỳ, cùng đơn vị và cùng điều kiện bù trừ. Bài kiểm tra công nợ từ ba bảng đối chiếu đi sâu hơn vào bước kiểm tra theo đối tượng. Đừng sửa số tổng chỉ vì một bản báo cáo đang hiển thị theo cách khác.

Lập trên Excel: tổng hợp đúng trước khi viết hàm

Lập bảng trên Excel cần một vùng dữ liệu có cấu trúc nhất quán, sau đó mới dùng hàm tổng hợp. Với ví dụ này, trang NKC có cột A ngày hạch toán, B số chứng từ, C tài khoản, D đối tượng, E phát sinh Nợ, F phát sinh Có.

Mỗi dòng ghi một bên của một tài khoản. Một nghiệp vụ đơn giản sẽ có hai dòng cùng số chứng từ; cộng cột E phải bằng cộng cột F. Mã tài khoản cần cùng kiểu dữ liệu, ngày phải là ngày Excel và số tiền phải là số.

Cộng phát sinh theo tài khoản và kỳ

Trên bảng tổng hợp, đặt mã tài khoản tại A2, ngày đầu kỳ tại K1, ngày cuối kỳ tại K2. Dữ liệu ví dụ nằm từ dòng 2 đến 2000; cột ngày chỉ chứa ngày, không kèm giờ. Công thức SUMIFS cộng phát sinh Nợ là:

=SUMIFS(NKC!$E$2:$E$2000,NKC!$C$2:$C$2000,$A2,NKC!$A$2:$A$2000,”>=”&$K$1,NKC!$A$2:$A$2000,”<=”&$K$2)

Phát sinh Có dùng cùng điều kiện, thay vùng cộng E bằng F. Tùy thiết lập Excel, bạn có thể cần thay dấu phẩy bằng dấu chấm phẩy. Khi bổ sung dòng quá vùng đã chọn, phải mở rộng vùng công thức.

Tính dư và tránh cộng trùng

Giả sử C2, D2 lần lượt là dư Nợ, Có đầu kỳ; E2, F2 là phát sinh Nợ, Có. Với dòng được phép tính dư thuần, dư Nợ cuối kỳ dùng =MAX(C2-D2+E2-F2,0), dư Có dùng =MAX(D2-C2+F2-E2,0).

Công nợ nhiều đối tượng cần được tính ở bảng chi tiết rồi cộng riêng số dư hai bên. Công thức MAX trên một dòng tổng không thay được bước đó. Nếu dữ liệu có cả mã cha và mã con, cũng cần chọn cách tổng hợp không chồng lặp. Bạn có thể đọc thêm bài kiểm tra dữ liệu Excel kế toán trước khi viết hàm khi kết quả cộng chưa khớp.

Xem bảng trên MISA cần kiểm tra tham số nào?

Trên MISA, tham số kỳ báo cáo và phạm vi dữ liệu cần được kiểm tra trước khi đọc số. Với AMIS Kế toán, bạn có thể tìm Bảng cân đối tài khoản trong nhóm báo cáo tài chính. Tên mục và vị trí thao tác có thể khác giữa các phiên bản.

Trước khi xem, xác nhận khoảng ngày và đơn vị hoặc chi nhánh cần tổng hợp. Chọn bậc tài khoản phù hợp với mục đích đối chiếu. Nếu một bản chỉ hiện cấp 1 còn bản kia có thêm tài khoản con, không cộng lại toàn bộ các dòng để so tổng.

Tiếp theo, kiểm tra lựa chọn hiển thị số dư hai bên. Khi báo cáo tổng hợp và sổ chi tiết khác điều kiện hiển thị, số nhìn thấy có thể khác nhau. Đừng vội kết luận chứng từ bị sai.

Sau khi mở bảng, chọn một tài khoản dễ kiểm như tiền mặt, đối chiếu đầu kỳ và phát sinh với sổ cái cùng phạm vi. Sau đó kiểm tra công nợ theo đối tượng. Cách này giúp xác định lệch do tham số hay do dữ liệu ghi sổ.

Sau mỗi lần sửa chứng từ, cần lấy lại dữ liệu báo cáo trước khi xuất bản mới. Ghi kỳ và phạm vi vào tên tệp để tránh so với bản cũ. Phần chuẩn bị nghiệp vụ và dữ liệu trước khi học MISA sẽ hữu ích nếu bạn còn lúng túng khi chuyển từ chứng từ sang phần mềm.

Bảng không cân hoặc cân rồi vẫn sai: kiểm tra thế nào?

Bảng lệch tổng cần được dò theo nguồn hình thành số liệu; bảng đã cân vẫn cần kiểm tra nghiệp vụ. Hai trường hợp có cách tìm lỗi khác nhau. Không nên thêm một bút toán chỉ để hai bên bằng nhau.

Khi tổng Nợ và Có bị lệch

Hãy so ba cặp tổng theo thứ tự đầu kỳ, phát sinh, cuối kỳ. Nếu đầu kỳ đã lệch, kiểm tra dữ liệu chuyển sang trước. Nếu đầu kỳ cân nhưng phát sinh lệch, xem phạm vi công thức và chứng từ trong kỳ.

Ví dụ trong bài tập, dòng mua hàng tiền mặt 5 đã cộng vào Nợ TK 156 nhưng bị bỏ khỏi Có TK 111. Tổng phát sinh Nợ vẫn là 62, tổng Có là 57. Chênh lệch 5 giúp bạn khoanh vùng, nhưng phải tìm đúng dòng nguồn trước khi sửa.

Trường hợp hai cặp đầu cân mà cuối kỳ lệch, hãy kiểm tra công thức dư, cách tách hai bên công nợ và phạm vi dòng tổng. Số âm bị xóa thủ công cũng có thể làm mất dữ liệu cần kiểm tra.

Khi bảng đã cân nhưng nghiệp vụ chưa đúng

Ghi trùng cả bút toán mua chịu 15 sẽ làm Nợ và Có cùng tăng 15; bảng vẫn cân. Bỏ trọn bút toán trả nợ 20 cũng giữ được cân bằng nhưng làm sai tiền và công nợ.

Ghi nhầm Nợ TK 152 thay vì TK 156 trong nghiệp vụ mua hàng hóa là một ví dụ khác: tổng không đổi, tài khoản sai. Cần đối chiếu chứng từ, bản chất vật tư hoặc hàng hóa rồi xử lý ở nơi phát sinh lỗi. Sau khi sửa, lập lại bảng và lưu dấu vết kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp khi tự thực hành

Các câu hỏi dưới đây giúp bạn xác định đang xem bảng làm việc hay bảng dùng cho bước tổng hợp tiếp theo. Hãy giữ nguyên mục đích xem khi đối chiếu số, để không so hai bản ở hai trạng thái khác nhau.

Có phải kết chuyển rồi mới xem bảng?

Có thể xem bảng trước khi kết chuyển để kiểm tra dữ liệu đang ghi nhận. Nếu đang kiểm tra số cuối kỳ sau xử lý, cần xác nhận các bước tính giá và kết chuyển liên quan đã được thực hiện phù hợp. Bản trước và sau xử lý có thể khác số phát sinh và số dư ở một số tài khoản.

Tài khoản không phát sinh có được bỏ không?

Tài khoản còn số dư cần được giữ trong phạm vi bảng tổng hợp. Trong bài tập, TK 411 không có phát sinh nhưng vẫn dư Có 120. Nếu bỏ dòng này, tổng đầu kỳ và cuối kỳ đều lệch. Tài khoản không có cả số dư lẫn phát sinh có thể được ẩn theo mẫu đang dùng.

Có đưa thẳng số cuối kỳ lên báo cáo tài chính không?

Số cuối kỳ cần được phân loại và đối chiếu chi tiết theo yêu cầu của từng chỉ tiêu. Một dòng tài khoản có thể phải tách theo đối tượng hoặc kỳ hạn; có chỉ tiêu phải tổng hợp từ nhiều tài khoản. Bảng cân chỉ là một bước kiểm tra, chưa đủ căn cứ để sao chép toàn bộ số cuối kỳ sang báo cáo khác.

Luyện tiếp từ bảng tổng hợp sang bộ chứng từ

Bước luyện tiếp là tự thay đổi một nghiệp vụ rồi giải thích số nào phải đổi trên bảng. Chẳng hạn tăng khoản trả người bán từ 20 lên 22 trong bài tập: phát sinh Nợ TK 331 và Có TK 112 cùng tăng 2; tiền gửi và khoản phải trả cuối kỳ cùng giảm 2.

Sau khi làm đúng bài nhỏ, hãy chuyển sang bộ chứng từ có công nợ chi tiết và nhiều tài khoản hơn. Mục tiêu là lần được mỗi số tổng về sổ cái, rồi về chứng từ. Làm lại một bộ số liệu và tìm ra nguyên nhân lệch sẽ có ích hơn việc chỉ ghi nhớ công thức.

Tại Trung Tâm Đào Tạo Kế Toán Hướng Nghiệp, bạn có thể tìm hiểu khóa kế toán tổng hợp thực hành nếu muốn học theo bộ chứng từ với giáo viên hướng dẫn. Học phí và lộ trình phù hợp được trao đổi qua trang học phí. Kết quả phụ thuộc nền tảng và thời gian luyện tập của mỗi người.

Địa điểm của trung tâm: Căn hộ Florita Quận 7, Khu đô thị Him Lam, phường Tân Hưng, TP Hồ Chí Minh (Quận 7 cũ).

Bạn muốn trao đổi phần còn vướng sau khi làm bài tập? Gọi 0904 860 899 và cho biết bạn cần luyện định khoản, tổng hợp Excel hay đọc số liệu trên phần mềm.