Sổ quỹ tiền mặt: cách lập trên Excel qua bài tập thu chi

Trong bài viết này

1. Sổ quỹ tiền mặt ghi nhận những khoản nào?
2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt cần những cột gì?
3. Chuẩn bị chứng từ và số dư đầu kỳ
4. Cách lập sổ quỹ tiền mặt Excel từ bảng trống
5. Bố trí ô và định dạng dữ liệu
6. Nhập phiếu và giữ đúng trình tự
7. Viết công thức tính tồn và tổng thu chi
8. Bài tập thu chi có đáp án từng dòng
9. Đối chiếu sổ quỹ với tiền thực tế
10. Tồn quỹ âm thì kiểm tra từ đâu?
11. Lọc và tổng hợp thu chi theo tháng bằng SUMIFS
12. Những lỗi Excel dễ làm sổ quỹ lệch
13. In, lưu và bàn giao sổ quỹ
14. Tự học phần nào trước khi chuyển sang phần mềm?
15. Câu hỏi thường gặp khi làm sổ quỹ
16. Không phát sinh thu chi có cần tạo dòng không?
17. Hóa đơn thanh toán chuyển khoản có vào sổ quỹ không?
18. Một file theo dõi nhiều quỹ được không?

Sổ quỹ tiền mặt theo dõi tiền thực thu, thực chi và số còn trong quỹ. Muốn lập trên Excel, bạn cần chốt tồn đầu kỳ, nhập từng phiếu rồi tính tồn sau mỗi giao dịch. Bảng bài tập dưới đây giúp bạn tự làm và kiểm lại kết quả.

Để gỡ vướng phần tiền mặt khi học thực hành, bạn có thể Gọi 0904 860 899 để trao đổi lộ trình phù hợp nền tảng hiện tại.

Đơn vị biên soạn: Trung Tâm Đào Tạo Kế Toán Hướng Nghiệp.

Sổ quỹ tiền mặt ghi nhận những khoản nào?

Sổ quỹ ghi các khoản tiền thực thu, thực chi của quỹ đang theo dõi. Một hóa đơn chưa thanh toán chưa làm tiền trong két thay đổi. Khoản khách chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng cũng không phải tiền thu vào quỹ tiền mặt.

Người mới thường nhập theo danh sách hóa đơn nên dễ nhầm chỗ này. Chẳng hạn, đã giao hàng nhưng khách còn nợ thì chưa ghi thu quỹ. Khi khách trả bằng tiền mặt và đơn vị thực nhận, bạn mới ghi khoản thu theo phiếu tương ứng.

Chiều chi cũng vậy. Đề nghị mua vật tư đang chờ duyệt chưa phải tiền đã xuất. Người giữ quỹ cần biết đã giao tiền cho ai, vào lúc nào và căn cứ trên phiếu nào. Việc ghi nhận chi phí kế toán là bước nghiệp vụ khác, không thể suy ra chỉ từ cột chi.

Trước khi mở bảng, hãy xác định tên quỹ và người phụ trách. Nội dung thực hành dưới đây giới hạn ở một quỹ tiền Việt Nam, đơn vị đồng. Nếu có ngoại tệ hoặc nhiều địa điểm giữ tiền, cần theo dõi tách biệt và bổ sung cách kiểm soát phù hợp.

Mẫu sổ quỹ tiền mặt cần những cột gì?

Mẫu sổ quỹ tiền mặt cần các cột ngày ghi sổ, ngày chứng từ, số phiếu thu, số phiếu chi, diễn giải, thu, chi, tồn và ghi chú. Nhìn vào đó, người kiểm phải lần được từng khoản tiền về phiếu gốc.

Đây là bố cục học tập để bạn hiểu cách vận hành bảng tính. Khi dùng làm sổ chính thức, cần đối chiếu biểu mẫu của chế độ kế toán đơn vị áp dụng và hoàn thiện phần thông tin đơn vị, kỳ sổ cùng xác nhận liên quan.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu S07-DN là sổ quỹ tiền mặt; sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN có thêm tài khoản đối ứng. Hai sổ cần được đối chiếu. Đừng tự thêm cột tài khoản rồi coi bảng học tập đã thay thế đầy đủ bộ sổ kế toán.

Chuẩn bị chứng từ và số dư đầu kỳ

Muốn nhập liệu, bạn cần số dư đầu kỳ đã đối chiếu và bộ phiếu phản ánh tiền thực thu, thực chi. Hãy kiểm số đầu kỳ trước. Kết quả tính có thể đúng phép cộng nhưng sai tiền thực tế.

Số dư đầu kỳ thường được chuyển từ số cuối kỳ trước đã kiểm tra. Hãy so ngày chốt, tên quỹ và đơn vị tiền trước khi lấy số. Với quỹ mới mở, chỉ ghi số tiền có căn cứ tiếp nhận; không tự mặc định có tiền vì doanh nghiệp đã đăng ký vốn.

Phiếu cần đọc được số tiền và nội dung giao nhận. Chứng từ kèm theo giúp giải thích khoản tiền, còn tình trạng thực hiện cho biết đã có dòng tiền hay chưa. Một bản đề nghị chi chưa giao tiền nên được theo dõi riêng để tránh nhập nhầm.

Việc xếp phiếu theo thứ tự sẽ giúp bạn tìm lại nhanh khi lệch quỹ. Có thể dùng checklist sắp xếp chứng từ trước khi thực hành để chuẩn bị bộ hồ sơ. Trường hợp phát hiện thiếu phiếu, ghi nhận việc cần xác minh và báo người phụ trách, thay vì tự điền một giao dịch để đủ số.

Cách lập sổ quỹ tiền mặt Excel từ bảng trống

Cách lập sổ quỹ tiền mặt trên Excel dễ theo dõi nhất cho người mới là nhập trực tiếp từ từng phiếu vào một bảng cố định. Bạn nên hoàn thiện bố cục trước, sau đó nhập thử vài dòng và kiểm phép tính.

Bố trí ô và định dạng dữ liệu

Đặt nhãn tồn đầu kỳ tại A2, số tiền đầu kỳ tại B2. Hàng 5 làm tiêu đề: A là ngày ghi sổ, B là ngày chứng từ, C là số phiếu thu, D là số phiếu chi. Tiếp theo, E là diễn giải, F là thu, G là chi, H là tồn và I là ghi chú.

Dữ liệu phát sinh bắt đầu từ hàng 6. Định dạng A và B thành ngày; F đến H thành số có phân cách hàng nghìn. Số phiếu nên để dạng văn bản nhằm giữ phần số không ở đầu. Tránh gộp ô.

Bảng nhận từ người khác cần được kiểm trước theo hướng dẫn những điểm cần kiểm tra trong dữ liệu Excel kế toán. Thử cộng vài ô. Số lưu dạng chữ có thể khiến tổng bị thiếu.

Nhập phiếu và giữ đúng trình tự

Mỗi dòng nhập một phiếu; khoản thu ghi vào F, khoản chi ghi vào G, cột còn lại để trống hoặc nhập số không. Không dùng tiền âm thay cho khoản chi. Sắp xếp theo trình tự thực thu chi; với các phiếu cùng ngày, giữ thứ tự giao nhận có căn cứ.

Viết công thức tính tồn và tổng thu chi

Tồn sau mỗi dòng bằng tồn đầu kỳ cộng phần thu lũy kế rồi trừ phần chi lũy kế. Trong bố cục này, cột F ghi thu, G ghi chi, H tính tồn; dữ liệu bắt đầu từ hàng 6. Ô B2 chỉ chứa số đầu kỳ, không kèm chữ đơn vị tiền.

Tại H6, nhập =$B$2+SUM($F$6:F6)-SUM($G$6:G6) rồi sao chép xuống các dòng phát sinh. Các địa chỉ có dấu đô la được cố định để vùng cộng luôn bắt đầu ở hàng 6. Khi xuống H7, điểm cuối của vùng sẽ đổi thành F7 và G7.

Tổng thu cả vùng bài tập được tính bằng =SUM(F6:F10); số chi dùng =SUM(G6:G10). Phép kiểm tồn cuối là =$B$2+SUM(F6:F10)-SUM(G6:G10). Kết quả phải bằng H10 nếu hàng 10 là giao dịch cuối cùng.

Tách số đầu kỳ. Không ghi vào thu. Ghi số đầu kỳ vào thu sẽ khiến báo cáo tổng thu tăng sai dù số tồn có lúc vẫn khớp. Dòng tổng cũng cần nằm ngoài vùng được cộng, tránh công thức tự cộng chính nó.

Sau khi chèn hoặc sắp xếp lại giao dịch, kiểm lại công thức từ H6 xuống dưới. Vùng tham chiếu phải đi đúng dòng và phủ hết phiếu mới. Máy có thể dùng dấu chấm phẩy để ngăn cách đối số; với công thức nhiều điều kiện ở phần sau, bạn cần dùng dấu phù hợp thiết lập Excel.

Bài tập thu chi có đáp án từng dòng

Ví dụ giả định sau giúp bạn kiểm cả cách nhập phiếu lẫn công thức tồn. Quỹ đầu kỳ có 12.000.000 đồng. Tất cả khoản dưới đây là dữ liệu tự đặt để học, không phải giao dịch hoặc giá dịch vụ của trung tâm.

Nhập 12000000 vào B2. Ngày 05/10/2026, phiếu PT001 thu nợ khách hàng bằng tiền mặt, sau đó PC001 chi trả nhà cung cấp. Ngày 06/10/2026 có PC002 chi tạm ứng. Ngày 07/10/2026, PT002 nhận lại tiền tạm ứng còn thừa, rồi PC003 xuất tiền mặt nộp vào ngân hàng.

Bảng ghi đơn vị đồng, tương ứng hàng 6 đến hàng 10. Tổng thu là 8.800.000 đồng, tổng chi là 14.000.000 đồng; tồn cuối 6.800.000 đồng. Tự tính bằng tay trước rồi so với H10 để kiểm công thức.

Khoản nộp ngân hàng làm quỹ tiền mặt giảm nên nằm ở cột chi, dù tiền vẫn thuộc doanh nghiệp. Ngược lại, tiền hoàn ứng thực nhận làm quỹ tăng. Đừng chỉ dựa vào chữ “thu nhập” hoặc “chi phí” để chọn cột.

Cần trao đổi việc học kiểm bảng thu chi, bạn có thể Gọi 0904 860 899 và cho biết mình đã nhập được phiếu hay đang vướng công thức.

Đối chiếu sổ quỹ với tiền thực tế

Đối chiếu quỹ cần so số sổ với số tiền kiểm đếm tại cùng thời điểm. Chốt phiếu cuối. Tiền thu sau thời điểm kiểm kê không thể dùng để giải thích một khoản thiếu trước đó.

Ví dụ giả định: quỹ đầu kỳ có 12.000.000 đồng, thu 8.800.000 đồng và chi 14.000.000 đồng; kiểm kê đếm được 6.800.000 đồng nhưng bảng hiện 9.000.000 đồng. Lệch 2.200.000 đồng. Trước khi kết luận thiếu tiền, cần tìm chỗ hai nguồn thông tin bắt đầu khác nhau.

Giả sử bảng thiếu phiếu PC002 chi tạm ứng 3.000.000 đồng và PT002 thu hoàn ứng 800.000 đồng. Tổng chi giảm 3.000.000 đồng, tổng thu giảm 800.000 đồng, nên số tồn tính ra tăng ròng 2.200.000 đồng. Đây là ví dụ hai phiếu thiếu có thể che nhau một phần; tìm một phiếu bằng đúng số chênh lệch chưa chắc đã đủ.

Khi dò, đi từ đầu kỳ rồi đánh dấu từng phiếu đã khớp số tiền và bên thu chi. Kiểm cả phiếu trùng, khoản giao nhận chưa nhập và việc cộng thiếu dòng. Nếu có nhiều người nhập liệu, cần xác định bản nào đang được dùng để đối chiếu.

Không gõ đè số tồn để ép khớp két. Chênh lệch thực tế cần được lập hồ sơ, tìm nguyên nhân và xử lý theo thẩm quyền. Sau khi sửa dữ liệu có căn cứ, tính lại toàn bộ bảng rồi mới chốt.

Tồn quỹ âm thì kiểm tra từ đâu?

Để kiểm tồn quỹ âm, hãy tìm dòng âm đầu tiên rồi so số đầu kỳ, phiếu và thời điểm thực giao nhận tiền. Đừng chỉ nhìn số cuối tháng. Một phiếu thu được nhập vào bảng muộn có thể che dấu hiệu bất thường ở giữa kỳ.

Lấy ví dụ độc lập: đầu ngày quỹ có 2.000.000 đồng, bảng ghi chi 4.000.000 đồng trước rồi thu 5.000.000 đồng sau. Kết quả cuối ngày là 3.000.000 đồng nhưng ngay sau phiếu chi, bảng hiện âm 2.000.000 đồng. Phép tính cuối ngày không giải thích được nguồn tiền để chi trước đó.

Bước đầu là kiểm xem khoản chi có thực xuất từ quỹ này không. Có thể giao dịch được thanh toán chuyển khoản hoặc cá nhân ứng tiền, nhưng người nhập đã đưa nhầm vào chi quỹ. Cũng cần đối chiếu số đầu kỳ và thời điểm thực nhận khoản thu.

Một khả năng khác là phiếu thu đã thực hiện nhưng chưa được nhập. Khi đó, bổ sung dựa trên chứng từ và trình tự giao nhận thực tế. Không tự đổi ngày hay đưa mọi khoản thu lên trước chi chỉ để làm số âm biến mất.

Trong Excel, có thể dùng định dạng có điều kiện cho các ô H nhỏ hơn không để đánh dấu. Màu cảnh báo giúp tìm dòng cần kiểm; nó không tự xác định lỗi nghiệp vụ. Mỗi chỗ sửa vẫn phải giải thích được bằng chứng từ.

Lọc và tổng hợp thu chi theo tháng bằng SUMIFS

SUMIFS giúp cộng các khoản thu hoặc chi nằm trong khoảng ngày đã chọn. Cách này thuận tiện khi bạn giữ dữ liệu liên tục trên một sheet, thay vì mỗi tháng sao chép sang một bảng mới.

Với bảng tổng hợp theo tháng, cột A dành cho ngày ghi sổ, F cho tiền thu và G cho tiền chi; vùng dữ liệu từ hàng 6 đến hàng 1000. Nhập ngày đầu tháng vào M2, ngày đầu tháng kế tiếp vào N2. Dùng ngày Excel. Ngày lưu dạng chữ cần được chuyển trước khi tính.

Công thức tổng thu là =SUMIFS(F6:F1000,A6:A1000,">="&M2,A6:A1000,"<"&N2). Để tính chi, thay F6:F1000 bằng G6:G1000. Nếu Excel dùng dấu chấm phẩy, thay các dấu phẩy phân cách đối số tương ứng.

Cận đầu tháng được lấy vào, cận đầu tháng sau được loại ra. Với bảng nhiều quỹ, cần bổ sung điều kiện mã quỹ và chuẩn bị số đầu kỳ riêng. Công thức trên chỉ dành cho một quỹ; không tự gộp nhiều quỹ vào cùng số tồn.

Tổng thu trừ tổng chi là biến động trong kỳ, chưa phải tồn cuối. Bạn còn phải cộng tồn đầu kỳ đã xác định cho khoảng ngày đó. Khi lọc riêng một đối tượng, số tồn lũy kế trên dòng cuối vẫn chịu ảnh hưởng của những giao dịch khác; đừng đọc nó thành số dư riêng của đối tượng đang lọc.

Những lỗi Excel dễ làm sổ quỹ lệch

Lỗi sổ quỹ Excel thường nằm ở kiểu dữ liệu, phạm vi công thức hoặc thao tác sắp xếp. Khi kết quả bất thường, kiểm một dòng nhỏ trước sẽ dễ tìm nguyên nhân hơn sửa hàng loạt.

Phát hiện số phiếu trùng chưa đủ để kết luận phải xóa dòng. Một mã có thể xuất hiện ở kỳ khác hoặc thuộc quỹ khác. Trước khi loại bản ghi, so thêm ngày, loại phiếu và hồ sơ gốc; giữ lại dấu vết sửa để người nhận bàn giao hiểu được.

Đối với vùng công thức, nên chỉ cho nhập ở các ô dữ liệu và hạn chế sửa cột tồn. Khóa ô giúp giảm thao tác nhầm, nhưng vẫn cần người kiểm độc lập. Mật khẩu sheet cũng không thay thế việc quản lý quyền truy cập file.

Sau mỗi lần sửa, đối chiếu lại số phiếu, tổng thu chi và tồn cuối. Hết thông báo lỗi trên màn hình chưa có nghĩa là bảng đã đúng. Một tham chiếu lệch dòng vẫn có thể trả về con số trông rất hợp lý.

In, lưu và bàn giao sổ quỹ

Bản sổ đem bàn giao cần thể hiện đúng quỹ, đúng kỳ và số đã đối chiếu. Người nhận phải lần được từ dòng tổng về từng phiếu, đồng thời biết đâu là bản chốt để tiếp tục theo dõi.

Trước khi in, xem vùng in có đủ giao dịch cuối kỳ không. Đặt tiêu đề cột lặp trên các trang; chọn chiều giấy và độ rộng phù hợp để số tiền không bị cắt. Không thu nhỏ đến mức phải đoán chữ mới đọc được.

Phần tên đơn vị, kỳ ghi sổ và đơn vị tiền cần rõ ràng. Nếu sử dụng làm sổ chính thức, hoàn thiện chữ ký và xác nhận theo mẫu cùng quy trình áp dụng. Việc bấm xuất PDF tự nó chưa chứng minh đã đáp ứng yêu cầu ký, lưu trữ hoặc quản lý sổ điện tử.

Bộ hồ sơ bàn giao nên giữ file có công thức và bản chốt sau đối chiếu. Đặt tên thể hiện rõ kỳ. Đừng chỉ gửi ảnh chụp tổng tiền vì người nhận sẽ khó kiểm lại nguồn.

Hồ sơ bàn giao nên ghi điểm còn chờ xác minh, tình trạng chứng từ và thời điểm chốt. Số cuối kỳ đã xác nhận là căn cứ chuẩn bị đầu kỳ tiếp theo. Chỗ chưa khớp phải được bàn giao rõ, không để người sau tự đoán.

Tự học phần nào trước khi chuyển sang phần mềm?

Người học nên tự lập được bảng thu chi và giải thích từng dòng tồn trước khi chuyển sang phần mềm. Mục tiêu đầu tiên là hiểu tiền vào ra và biết tìm phiếu, sau đó mới đến tốc độ nhập.

Bắt đầu bằng bài tập có đáp án, nhập lại trên sheet trống rồi cố ý tạo một lỗi ở bản sao. Chẳng hạn, đổi một khoản chi sang cột thu và xem số tồn lệch thế nào. Khi tự giải thích được chênh lệch, bạn sẽ dễ kiểm dữ liệu hơn lúc dùng công cụ mới.

Về nội dung đào tạo tại trung tâm, khóa Excel ứng dụng cho kế toán tập trung vào ứng dụng bảng tính trong kế toán. Khóa kế toán tổng hợp thực hành là lựa chọn cho phần nghiệp vụ tổng hợp. Việc chọn nội dung học cần dựa vào chỗ còn thiếu sau khi tự nhập phiếu và kiểm công thức.

Trung Tâm Đào Tạo Kế Toán Hướng Nghiệp hướng dẫn thực hành trên chứng từ thực tế. Địa chỉ của trung tâm là Căn hộ Florita Quận 7, Khu đô thị Him Lam, phường Tân Hưng, TP Hồ Chí Minh (Quận 7 cũ).

Thông tin chi phí được trình bày tại trang học phí khóa học kế toán và tư vấn lộ trình. Kết quả học phụ thuộc nền tảng và thời gian luyện tập của mỗi người; việc làm thử bài tập giúp xác định phần kiến thức cần bổ sung.

Câu hỏi thường gặp khi làm sổ quỹ

Ngày không phát sinh không cần tạo giao dịch giả; thanh toán chuyển khoản không ghi chi quỹ tiền mặt; mỗi quỹ cần có số tồn riêng. Ba câu trả lời này giúp người mới xác định đúng phạm vi bảng trước khi nhập phiếu.

Không phát sinh thu chi có cần tạo dòng không?

Không cần tự tạo một giao dịch để lấp ngày trống. Với bảng theo dõi thực hành, ngày không phát sinh giữ nguyên số tồn từ giao dịch trước. Khi lập sổ chính thức, trình bày kỳ không phát sinh theo mẫu và quy trình đơn vị, đồng thời giữ căn cứ chuyển số dư.

Hóa đơn thanh toán chuyển khoản có vào sổ quỹ không?

Nếu tiền được chuyển thẳng từ tài khoản ngân hàng, giao dịch đó không làm quỹ tiền mặt giảm. Bạn theo dõi ở phần tiền gửi tương ứng. Cần phân biệt với trường hợp thực xuất tiền từ két để nộp ngân hàng, vốn có phát sinh chi quỹ như PC003 trong bài tập.

Một file theo dõi nhiều quỹ được không?

Có thể tổ chức một file cho nhiều quỹ, nhưng mỗi quỹ phải nhận diện riêng và có số đầu kỳ, phát sinh cùng số tồn của chính nó. Với người mới, tách sheet thường dễ kiểm hơn. Không cộng chung rồi dùng tổng tiền để che chênh lệch giữa các quỹ.

Nếu cần tư vấn lộ trình học phần đang vướng, bạn có thể Gọi 0904 860 899 và nói rõ mình cần hiểu chứng từ, nhập phiếu hay kiểm công thức.